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働きやすい職場環境を実現している企業に共通する10のポイント

従業員にとって働きやすい職場環境を整えることは、仕事の生産性やモチベーションの向上、ブランディング、雇用確保や人材採用など、企業にも従業員にもさまざまなメリットと効果が期待できる。企業の経営者層や人事・総務の責任者が取り組むべきポイントと具体的なステップを解説する。

2024年 02月 06日
働きやすい職場環境とは?

「働きやすい職場」とは、従業員が心身ともに健康であり、個々のパフォーマンスを最大限に発揮できるような環境を意味する。職場における「働きやすさ」はこれまで個々人の感覚で測られていたが、近年では生産性や業務効率性といった数的指標によって評価されるようになってきた。そのため、「働きやすい職場」とは、従業員が心身ともに健康であり、従業員のパフォーマンスを最大限発揮できるような職場環境と定義する企業が増えているのである。

働く際の苦労や障壁が少ない職場では、従業員一人ひとりが生産性を高く保ちつつ、チーム全体の成果も最大化される。具体的な働きやすさの要素は多岐にわたるが、企業が取り組むべきおもなポイントとしては以下のようなものが挙げられる。
 

  • 健康を保ちながら快適に働ける環境

  • 福利厚生の充実

  • モチベーション維持のための人事評価制度

  • 柔軟な働き方の選択肢

これらの外的要因により従業員の働きやすさは大きく変わる。

なお、「働きやすさ」とよく似た言葉に「働きがい」があるが、同じように環境を整備しても働きがいは各従業員の価値観など内的要因で大きく異なるため、働きやすさとは区別して考えるべきだろう。
 

働きやすい職場環境がもたらす7つのメリット

快適な職場は集中力を高め創造的な発想力が発揮しやすくなる。また効率的な作業環境は生産性の向上に役立つ

働きやすい職場環境づくりができていると、企業と従業員の双方にとって、以下のような数々のメリットが期待できる。

メリット1:生産性とクリエイティビティの向上

快適な職場は集中力を高め創造的な発想力が発揮しやすくなる。また効率的な作業環境は生産性の向上に役立つ。

メリット2:雇用の安定と離職の抑制

働きやすい職場では、従業員が企業に対して長期的なコミットメントを持つようになり、離職率を抑えて雇用を安定させることができる。

メリット3:企業のブランドイメージと社会的評価の向上

働きやすい職場は企業の社会的責任を果たしていると見られ、社会全体に対しても良い印象を与える。投資家からの評価も向上が期待できる。

メリット4:従業員のウェルネスが保たれる

働きやすい環境は従業員のストレスを軽減し、心身の健康を保って長く元気に働くことに貢献する。

メリット5:イノベーションと競争力の向上

従業員が新しいアイデアを提案しやすい環境は、革新的な製品やサービスを生み出す土壌となり、企業の市場競争力も強化される。

メリット6:コミュニケーションとチームワークの強化

信頼と尊重の文化が醸成された職場では良好なコミュニケーションが生まれ、チームワークが強化されたり、プロジェクトの成功率が高まったりする。

メリット7:多様性の促進

さまざまな背景を持つ従業員が働きやすい環境は、多様性と包摂性を促進し、異なる視点や経験が企業の決定プロセスに役立つ。

働きやすい職場環境にみられる10のポイント

従業員が「働きやすい」と感じている職場には、以下のような共通の特徴がある。

ポイント1:快適なオフィス環境

快適に過ごせるオフィスでは、適切な空調設備や照明、体への負担を考慮したオフィス家具が備わっており、業務に集中できる環境が整っている。

ポイント2:円滑なコミュニケーション

定期的な部署内のミーティングや上司との1on1ミーティング、ビジネス用チャットの活用などにより社員間のコミュニケーションが取りやすい状態になっている。

ポイント3:デジタル化の推進

デジタル化により従業員の作業を自動化して負担を軽減し、効率的な働き方を実現している。

ポイント4:柔軟な働き方の導入

リモートワークやフレキシブルな勤務時間の導入により、各従業員のニーズにあった時間や場所を選んで働くことができる。

ポイント5:公正な評価制度

分かりやすく正当な評価制度を実施し、従業員と企業のビジョンを共有しつつ人材育成に結びつけている。

ポイント6:良好な人間関係

上司や同僚とストレスなく付き合える環境が整っており、信頼関係が構築されている。

ポイント7:組織的な業務改善

柔軟な組織改革と業務の改善を全社的に推進しており、テレワークの導入や業務分業、デジタル化の推進などが行われている。

ポイント8:ワークライフバランスの確保

法定労働時間の遵守、適切な休憩時間の確保、有給休暇や育児休業の取得などにより、ワークライフバランス=労働とプライベートの良いバランスを実現している。

ポイント9:成長を支援する教育体制

従業員のキャリアパスに合わせたOJTやOff-JT、資格取得や研修費用の補助制度などが整っている。

ポイント10:充実した福利厚生

病気や育児、介護対応の制度や、健康診断、スポーツクラブの会費補助、住宅手当などが充実している。

働きやすい職場環境を整える方法

上記の「働きやすい職場」の共通点をもとに、企業が具体的に取り組める施策と進め方を解説する。

フレキシブルな勤務体系の導入

リモートワークやシフト制勤務の導入により、従業員が個々のライフスタイルに合わせた柔軟な働き方を選択できるようにする。

働きやすさを感じられるオフィスレイアウト

居心地の良いオフィス環境を作るため、必要に応じてレイアウト変更や内装のリフォームを行うことで、業務へのモチベーションを高める。上司や先輩とのコミュニケーションを容易にするためのフリーアドレスを導入するのも良い方法だ。

教育・研修体制の強化

充実した新人研修や資格習得支援等を通じて、従業員の学習機会を増やすことも重要だ。業務に必要な資格取得を支援すれば、検定費用の支給や資格手当の付与等により従業員のスキルアップとモチベーション向上を図ることができ、また新人研修としてOJT研修を実施し、業務マニュアルの作成や勉強会を実施することで、新人の教育を効率化することができる。

ワークライフバランスを意識した制度

従業員の適切な休暇取得を促し、有給休暇や家庭の事情に対応した休暇の消化率を上げることで、より持続的に働きやすい環境を作る。また住宅補助や医療補助の導入、フィットネスクラブ割引など、従業員の満足度を高めるための福利厚生を見直し整備する。
 

働きやすい職場環境を考えたこれからのオフィスづくり

健康経営オフィスの整備により、健康問題に起因する生産性低下や欠勤を解消し、パフォーマンスの向上が期待される。

「働きやすい職場環境」という観点でオフィスを見直す際にキーワードとなる、以下の概念や用語についても知っておきたい。

  • 健康経営オフィス

  • オフィスDX

  • フリーアドレス制
     
健康経営オフィス
 

「健康経営オフィス」とは、経済産業省が提唱するオフィスづくりの考え方であり、従業員の健康保持・増進を目指すものである。心身の調和や活力の向上を通じて、パフォーマンスの最大化を図ることを目的としている。その方針は以下の7つである。

1. 快適性を感じる:照明、音環境、香り、観葉植物などを用いて快適な空間を作る。

2. コミュニケーションがとれる:気軽に話せる動線づくりやオープンスペースの整備を行う。

3. 休憩・気分転換できる:リラクゼーションルームを設置する。

4.体を動かせる:立ち仕事スペースやバランスボールなど健康器具を設置する。

5. 適切な食行動をとる:社内食堂を導入する。

6. 清潔にする:トイレタリーを充実させ、喫煙スペースを完全に分離する。

7. 健康意識を高める:健康測定ブースを設ける。

健康経営オフィスの整備により、健康問題に起因する生産性低下や欠勤を解消し、パフォーマンスの向上が期待される。

オフィスDX

DX(Digital Transformation)とは、進化したIT技術を活用し、人々の生活や働き方を変革することを指す。この変革は働きやすい職場環境の構築にも貢献する。現在手作業で行っている業務をデジタル技術によって効率化すれば従業員は業務負担が軽減され、より生産性の高い業務に集中できる。書類作成や経費精算など、業務に合った様々なITツールの導入が効果的である。

また、リモートワークを推進するためのチャットツールやウェブ会議システムの導入もDXの一環であり、出社できない従業員も遠隔地から業務を継続できるようになる。さらに労務管理にクラウドツールを導入することで、どこからでも勤怠管理が可能となり、テレワークやハイブリッドワークの体制を整えやすくなる。これらのオフィスDXの取り組みにより多様な働き方が実現すれば従業員の働きやすさが向上する。

フリーアドレス制

フリーアドレス制とは、従業員が固定の席を持たず必要に応じて自由に席を選べるオフィス環境のことである。特定の場所に縛られることなく、プロジェクトやその日の業務に応じて最適な場所で作業ができるため、効率的かつ快適な労働環境を提供できる。

また、フリーアドレス制を導入することでより幅広く従業員間のコミュニケーションが促進され、チームワークの向上や新たなアイデアの創出が期待できる。

働きやすい職場環境を実現させるためのステップ

働きやすい職場環境の実現に向けて取り組みを開始する際には、以下のような手順で進めると良い。各ステップの注意点もあわせて確認しておきたい。

ステップ1:従業員の理解と意識向上を促す

職場環境の改善にあたっては、従来の働き方や考え方に変化が伴う。そのため、経営者層や管理職だけでなく、すべての従業員が取り組みの概要やメリット・新しい考え方や行動・個人の立ち位置を正確に理解し、意識を高めることが重要である。

働きやすい職場環境の実現に成功した企業事例を知ることも、従業員の理解を深めるための効果的な手段である。

ステップ2:効率的な業務のための環境整備

適切なツールや設備の整備は新しい職場環境でのスムーズな業務遂行を可能にするが、逆に不十分であった場合は社内の混乱を招きかねない。

職場環境の変革に伴い、業務の効率化を支えるためにOA機器やデジタルツールの選定、オフィスレイアウトの再設計が必要である。

ステップ3:従業員の声を積極的に取り入れる

「働きやすい職場環境」の整備においては、経営層のみの視点では不十分である。期待する成果を得るためには従業員の意見を積極的に聞いてみると、現場で働く従業員ならではの気づきや提案が浮かんでくるはずだ。

こういった経営層と従業員間の考え方や認識の違いを理解し、ギャップを適切に埋めていくことが効果的な職場環境改善につながる。

ステップ4:戦略総務の役割強化と新しい働き方への適応

働きやすい職場環境の実現には、総務部門の役割の見直しが不可欠である。特に「戦略総務」としての機能強化が重要で、従来の評価やマネジメント方法の再考、ビジョン共有の推進などが総務に求められている。戦略総務は、企業の成長に伴う人員増加による関係性の希薄化、メンバーのモチベーション低下の察知、部署間の垣根を越えた協力や情報共有の場の設置など、組織全体の調和と効率化に貢献する重要な役割を担う。これらの取り組みにより、職場の働きやすさと組織の効率性の両立を目指す。

働きやすい職場環境作りを実現した成功事例
コミュニケーション活性化を実現したフリーアドレス型オフィス

IT機器の導入支援などオフィス環境に関する多様なソリューションを提供しているエイコーでは、創業50年を迎えた2022年に東京本社オフィスを移転し、同社が理想とする8つのワークスタイルを実践するためのフリーアドレス型オフィスとした。

【8つのワークスタイル】

1.あらゆる面で電子化が進み、出社しなくてもできる業務が増え、どこでも同じ環境で仕事ができている

2.周りを気にせず、気軽にオンラインでのコミュニケーションをとっている

3.オフィスではオフィスでしか出来ない複数人での共同作業や対面でのコミュニケーションをとっている

4.業務フローや社内ルールが明確であり、無駄なく効率的に仕事ができている

5.秘匿性の高い情報を安心して話したり、扱ったりしている

6.会話によって仕事以外のつながりができ、社員同士の距離が縮まっている

7.時には仕事から離れて、休憩・気分転換することによって、仕事の効率をあげている

8.短時間で成果を出したい時には、コミュニケーションを遮った状態で集中して仕事ができている

コミュニケーションを重視した「むすぶスペース」を中央に配置し、個室ブースや広いカフェスペースを設け、働きやすさを追求している。また、新しく導入した座席管理システムを通じて相互の連携を取ったりレイアウト改善や空調管理などを行ったりすることで、より働きやすい職場・オフィス環境を実現した。

在宅勤務とオフィス勤務の使い分けを活発にしたオフィス

飲料・食品メーカー大手のアサヒグループホールディングスは、2021年よりグループ間のシナジーを発揮する新たな働き方の実現に向けて、全社的なワークプレイス改革を実行。吾妻橋本社オフィスの改修により、各社の機能やデザインを落とし込みつつグループ全体での価値広報やお客様満足度の向上を目指すオフィスを構築した。

また全国の営業拠点を55から26へと統合集約し、グループシナジーが発揮しやすいフリーアドレス席の執務環境へと生まれ変わった。従業員への丁寧な説明や拠点ごとの要望の取りまとめを行い、拠点集約による床面積縮小による影響を最小限に抑えながら使い勝手の良いオフィス空間を実現させている。

JLLが提供する「働きやすさ」実現のためのオフィス戦略コンサル

働きやすい職場環境の実現は、従業員の心身の健康や生産性とモチベーションに良い影響をもたらすだけでなく、企業のブランドイメージ向上や優秀な人材の確保など、中長期戦略の観点からもメリットが多い。

その重要性に気づいた多くの企業が「働きやすい職場環境」づくりに取り組み始めている中で、まだ自社オフィスの課題や現状把握・評価が進まず、従業員が「働く場」に何を求めているのか理解できていない企業も存在するだろう。

社内の人的リソースが足りず実施が難しい場合や、適切な知見をもとに働きやすい職場を実現したい場合は、オフィス移転コンサルタントやワークプレイス戦略コンサルタントなど、専門家のサポートを受けるのも良い方法だ。

日経ニューオフィス賞・グッドデザイン賞 W受賞!JLL新オフィスにてオフィスツアー・相談会実施中

JLLでは、働きやすい職場環境の実現に向け、以下のようなさまざまな業務を総合的に支援している。
 

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