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スマートオフィスとは何か?生産性向上に寄与する次世代オフィス

コロナ禍による働き方改革の推進は、オフィスの概念にも劇的な変化をもたらした。アフターコロナ時代は働き方の多様化と生産性向上の面から見ても旧来のオフィス環境からの進化が必要不可欠といえる。次世代に向けて進化したオフィスであるスマートオフィスについて解説する。

2022年 06月 20日
スマートオフィスとは何か?

スマートオフィスとは「IoTやAI、ロボットなどのスマートデバイスを用いて、従来よりも業務効率や生産性を向上させたオフィス」を指す。

スマートオフィスの「スマート(smart)」とは「賢い」、「利口な」、「気が利く」といった意味の英単語である。ここから転じて、近年は「AIやIoT、ロボットなどの高度なテクノロジーを用いて著しく生産性を向上させるツール」を「スマート○○」と呼ぶようになっている。

最も身近な「スマート○○」といえばスマートフォンだろう。もともとは電話に近かったフィーチャーフォンを発展させ、汎用OSとアプリケーションで動く高機能な携帯電話をスマートフォンという。また、スマート家電やスマートウォッチという言葉も一般に広がりつつある。IoTやAIを使って音声などで操作できる家電をスマート家電、同様の技術を用いた高機能なデジタル時計をスマートウォッチと呼ぶ。

スマートオフィスも「スマート○○」の仲間といえるだろう。上記のツールに比べてスマートオフィスの知名度はまだ一般的ではないが、アフターコロナの時代に向けて、ビジネスの成長に必要不可欠な存在として注目を集めている。

スマートオフィス化の3つのメリット

スマートオフィスを導入すると様々なメリットがある。ここではそのメリットの一部を紹介したい。

生産性の向上

スマートオフィスの最大のメリットはオフィスにおける生産性の向上だろう。

例えば、スマートオフィスの一例として、ネットワークカメラを使ってオフィス全体の人の流れを撮影する事例がある。撮影した人の流れをもとに、AIが無駄な動きや余剰スペースがないかを解析。その解析結果をもとにオフィスレイアウトなどを変更することで、より使いやすいオフィスを実現できる。

また、働きやすい環境をAIが自律的に維持してくれる空間づくりも可能だ。例えば空調や照明が社員の体調や外部環境に適していない場合、集中力が途切れ、生産性が落ちる。下手をすれば社員の健康に影響を及ぼしかねない。

こうした課題に対して、様々なセンサーを導入することで社員たちの動きやオフィスの利用状況を解析できるスマートオフィスでは、空調や照明を自律的に調整することができ、社員にとって働きやすい環境を整えることができる。

コミュニケーションの活性化

リモートワークの普及により、社員間のコミュニケーション低下が問題視されているが、スマートオフィスではデジタル機能を充実させ、オフィスで働いている社員間のコミュニケーションを活性化させることができる。

様々なセンサーやカメラによってオフィスで働く社員たちの行動を捕捉し、いつどこで誰と誰がコンタクトしたか、それによってどのような感情が芽生えたかをAIが解析することも可能だ。

その結果、社員たちの行動からコミュニケーションに関する膨大なビッグデータを蓄積することができ、それを元にどのように対策を取ればコミュニケーションが活性化されるかをAIが提案する事例も出てきた。

オフィスにおいて人間関係が悪化する理由はさまざまであり、会話や雑談が少ないオフィスでは往々にして人間関係が希薄になりがちだ。かといってあまりな距離感が近すぎても圧迫感や窮屈さが感じられ、モチベーション低下が危惧される。

しかし、スマートオフィスでは自社のオフィスにおいて社員の人間関係上どのような課題があるかをAIが解析し、最適な対策を導くことができる。オフィスの心理的安全性を確保する上で大きな力となってくれそうだ。

 
社員の健康管理のしやすさ
スマートオフィスを導入すると社員のストレスが緩和され、モチベーションの向上が期待できる。コロナ禍でテレワークが急速に普及したのは周知の事実だ。確かにテレワークは社員のワークライフバランスの確保に一定の役割を果たした。
 

しかし、それは社内コミュニケーションの希薄化やモチベーションの低下、それらに伴う生産性の低下という弊害も生み出した。特に仕事と生活の境界が薄れることで、社員の長時間労働が常態化してしまうケースも増えた。顔が見えないテレワークでは社員の仕事ぶりを可視化しにくいという弊害があるためだ。

社員のメンタルヘルスの管理はアフターコロナの働き方において喫緊の課題といえるだろう。

しかし、スマートオフィスはその解決に寄与できる。スマートオフィスでは社員の行動を常に分析し、ストレスを低減するようにレイアウトや設計を改善することができる。また、テラスや屋上庭園、サイレントルーム、フィットネスゾーン、休憩エリアなど、仲間たちと楽しめる憩いの施設が存在するのもスマートオフィスの醍醐味だ。これらはテレワークでは得られない。スマートオフィスは近年注目されているウェルビーイングに資するオフィスともいえそうだ。
 

スマートオフィス化のステップ

ここからはスマートオフィスの導入手順について解説する。従来のオフィスをスマートオフィスにするには以下の3つのステップが必要である。

1. スマートオフィス化の目的や課題点を洗い出す

スマートオフィス化に際して、まずやらなければいけないのは、現状の課題の抽出だ。スマートオフィス化が失敗する原因の多くは、十分な検討を行わずに「なんとなく」でシステムなどを導入してしまう点にある。

まずは自社のオフィスにどのような課題があるかを洗い出し、どのような方向性のオフィスにしたいか検討すると良いだろう。例えば、業務効率をアップさせて生産性を向上させたいのか、オフィスのコミュニケーションを促進したいのか、そのように目的と方向性を決めよう。

2. デバイスやネットワークの実装

各種センサーやネットワークカメラなど、スマートオフィスのためのデバイスやクラウドサービス、ネットワークシステムなどを実装していく。

実装が終わった段階でテストし、問題がなければデータの収集がスタートする。データはある程度のボリュームがないと信頼性が薄くなる。蓄積されるまでしばらく待つ必要はあるだろう。

3. レポート分析とオフィス改善

蓄積されたデータを元に様々な切り口からレポートを作成する。例えば「オフィスフロアのどこが頻繁に利用されているか」、「あまり利用されていないスペースはどこか」、「会議室の利用状況はどうか」など、さまざまな切り口でデータを分析し、オフィスの課題点を可視化する。

可視化したら、それに基づいてオフィスデザインや設計を改善していく。課題解決は一度では完了することはなく、定期的に状況を見直し、改善策を実行していく必要がある。

スマートオフィス化の注意点
初期費用を抑えることは可能

スマートオフィス化するにはセンサーやネットワークカメラなどの各種デバイス、社員に配るためのタブレットなど、まとまった初期投資が必要になる。その点で二の足を踏んでいる企業もあるかもしれない。しかし、優先的な対策から徐々に展開していく方法や、ゼロからシステムを開発せずパッケージ化されたクラウドサービスを利用するなど、さまざまな方法で初期コストを抑えることが可能だ。長期的な視野と計画性を持って初期費用を試算することが重要である。

社員のITリテラシー向上の機会へ

スマートオフィス化に際して気をつけなければいけないのはセキュリティ対策である。特に社員が個人のIoT機器を使って意図せずに外部からマルウェアなどの脅威を持ち込んでしまうのは避けなければならない。スマートオフィス化の際には社員のITリテラシーを高めるために研修を実施するなど、社員教育のあり方も検討すべきである。もちろん、ITリテラシーの向上はセキュリティだけでなく業務の生産性向上においても役立つことだ。スマートオフィス化は社員のスキルアップの機会でもある。

JLLが提案するスマートオフィス

JLL日本ではオフィスや会議室の在席率や、採光性、空気環境等をIoTセンサーで測定し、スマートオフィス化を実現する「IoTアナリティクス」と呼ばれるサービスを提供している他、オフィスの使用効率、オフィス運用・保守など、オフィス機能をシステム上で一元管理するシステム「IWMS(Integrated workplace management system:統合型職場管理システム)」を提供している。

日本でも不動産関連の管理ソフトは多数存在するが、ポートフォリオ管理だけを対象にする、いわゆる機能を絞った「特化型」が多かったが、IWMSは「統合型」と呼ぶにふさわしく、アプリを追加することでより多くの機能を統合して利用できる点が最大の特長となる。例えば、オフィス管理においては就業者にアプリを通じて座席・会議室の予約等が行え、ストレスなくオフィスを利用できる「ユーザー・エクスペリエンス(利用者満足度)」向上に高い効果を発揮する。

コロナ禍を機にオフィスや働き方を見直し、オフィスとリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを採用する企業は少なくない。一方、ハイブリッドワークではコミュニケーションの低下やイノベーション創発の機会が失われ、ひいては生産性低下も危惧される。スマートオフィスはこうした課題を解決するアフターコロナ時代に適した新たなオフィス像といえるだろう。

JLLが提供するスマートオフィス・ソリューション

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