【事例・解説付き】オフィス移転スケジュール設定の成功ポイントとチェックリスト

目次：

• オフィス移転にかかる期間の目安は
  
  
• 一般的なオフィス移転のスケジュール
  
  
• オフィス移転で押さえるべきポイント
  
  
• オフィス移転の時期～繁忙期に注意
  
  
• オフィス移転【6カ月前まで】のスケジュール/新しいオフィス
  
  
• オフィス移転【6カ月前】のスケジュール／新オフィス
  
  
• オフィス移転【6カ月前】のスケジュール／旧オフィス
  
  
• オフィス移転【1カ月前～当日】のスケジュール
  
  
• オフィス移転後のスケジュール
  
  
• オフィス移転を成功させる秘訣
  
  
• 移転先候補としてのセットアップオフィス・居抜きオフィスとは
  
  
• オフィス移転の成功事例
  
  
• オフィス移転コンサルティングとは
  
  
• オフィス移転コンサルの選び方
  
  
• オフィス移転成功は適切なスケジュール設定から

オフィス移転で実現したいことの優先順位を明確にし、全社で共有する
 

移転先のオフィスについて、社内の部署ごとに希望する立地が異なったり、設備投資にかけるべき費用の想定額が異なったりすることがある。

こういった際に備え、事前にオフィス移転でどの課題を解決したいのかをリスト化し優先順位をつけたものを共有しておくと、選択肢がバッティングした時にスムーズな意思決定の助けになるだろう。

解約予告期間に注意

賃貸オフィスでは通常、賃貸借契約書に解約予告期間が定められており、解約希望日の6カ月前など、オーナーに対して解約告知を行う義務が発生する。この期限を過ぎて旧オフィスを解約すると退去後の賃料や共益費などの支払いが発生し、新オフィスとの二重負担となってしまう。

せっかく理想の新オフィスを見つけてもコストの面で見送らざるを得ない、あるいは本来よりも多くの費用がかかるといった事態を避けるため、原状回復も含めて旧オフィスの契約内容と移転時期をしっかりと検討する必要がある。

移転先オフィスのレイアウトの自由度

現オフィスの課題を解決しオフィス環境を改善するために、移転先のレイアウトは最重要ポイントとなるが、同じ床面積でも室内に柱があると実際に使えるスペースが減りレイアウトの自由度が低下してしまう。

無柱のオフィスであるかどうか、また梁や素材等によって希望のレイアウトが制限されないか、事前に確認しておきたい。

オフィス移転の時期～繁忙期に注意

移転にかかる費用は年間を通じて同じではなく、需要の高まる繁忙期には引っ越し業者などを中心に価格が高騰する。また繁忙期で予約が取れず時期がずれ込むことで、人的・時間的なリソースも消費する。

一般的なオフィス移転の繁忙期は以下の時期となる。

• 1-3月：3月の決算に合わせて経費のピークをこの時期に持ってくる企業が多いため
  
  
• 9-12月：12月の決算に合わせて、またはオフィスの管理会社や不動産会社が年末休業に入る前に移転を済ませる企業が多いため
  
  
• 5月：新入社員の研修終了後、現場に合流する時期に合わせて新オフィスを稼働させる企業が多いため
  

早い段階で計画を進めておけば、上記を避けて移転時期を設定することも可能だ。

オフィス移転【6カ月前まで】のスケジュール／新しいオフィス

ここからは、オフィス移転の具体的なスケジュールと、それぞれの時期にやっておくべきタスクをチェックリストで紹介する。

1つ1つの項目は業態や目的により若干時期が異なるため、自社の状況に合わせてカスタマイズすればより最適なものとなるだろう。

移転時期から逆算して1年-6カ月前までには以下の3つを完了させておきたい。

• 移転プロジェクトを立ち上げ、目的・課題の明確化
  
  
• 具体的な移転のスケジュールや予算などの計画立案
  
  
• 移転先のオフィス選びをスタート

また、契約内容に従って旧オフィスのオーナーへ期限までに解約通知を行っておこう。

各ステップで必要な項目は以下のチェックリストを活用してほしい。

オフィス移転成功に必須の立地戦略とは？

オフィス移転【6カ月前】のスケジュール／新オフィス

新オフィスが決定すれば、具体的な賃貸借契約や新オフィスのプランニングへと進めよう。レイアウトの決定、内装業者選定・発注などを行う。

オフィス移転【6カ月前】のスケジュール／旧オフィス

新オフィス施工と並行して、旧オフィスの退去に必要な手続きや手配、社内の準備もこの時期に進めておく。廃棄物のリスト化や廃棄手続きについても確認しておきたい。

オフィス移転【1カ月前～当日】のスケジュール

いよいよ1カ月前になれば、引っ越しに向けての作業が中心となる。新オフィスの運用マニュアルなども社内に共有しておこう。

オフィス移転後のスケジュール

オフィス移転後には、新オフィスが問題なく稼働しているかを確認する傍らで届出や手続き・連絡などが非常に数多くあるため、リストに沿って漏れなく進めていく。

またここまでの各時期とも、継続して進めている作業の進捗を定期的に確認し、遅れがないかどうか常にモニタリングしておくことももちろん重要な業務の1つである。

オフィス移転を成功させる秘訣

経営者やオフィス管理の責任者にとって、オフィスの移転は今後の経営の根幹にもかかわる重要な決断であるため、なんとしても成功させたいと考えるだろう。計画時には以下の点をクリアしているかを検証しながら進めるのが成功の秘訣である。
 

• 時間、場所などがフレキシブルに設定でき、多様な働き方に対応できているか
  
  
• ブランディングも含めたオフィスコンセプトは定まっているか
  
  
• オフィスタイプは目的に沿ったものとなっているか
  
  
• オフィス移転後の効果検証は可能か

コロナ禍を機に、全従業員が本社（コアオフィス）に定時出勤するという従来のオフィス形態だけでなく、自宅を含むリモートワークや、シェアオフィス、コワーキングスペースなどを活用したフレキシブルな働き方を選べる企業も現れ、従業員の生産性・エンゲージメント向上や、優秀な人材の採用・確保にも役立っている。

また上記を実現するためのABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）やフリーアドレスオフィスなど、新しいオフィスのあり方も念頭に幅広く検討することが成功へとつながる。

移転先候補としてのセットアップオフィス・居抜きオフィスとは

オフィスの移転にあたっては、コスト削減も非常に重要なポイントといえる。コストとは賃料だけではなく、初期費用や原状回復費用、早期に移転が完了するかどうかといった時間的なコストも含まれる。

その観点でいま注目が集まっているのがセットアップオフィスや居抜きオフィスだ。どちらも、移転時にすでに内装や設備・什器などが設置されており、購入やリースの費用・引っ越しに要する時間と費用が削減できる。

オフィス移転の成功事例

オフィス移転には様々な形がある。成功例をいくつか紹介するので参考にしてほしい。

JLL：東京・大阪オフィスの統合移転でFuture of Work（働き方の未来）を具現化

総合不動産サービス大手JLLは、2022年に東京本社と関西支社でそれぞれ移転統合を行った。

新しい時代の働き方をリードするワークプレイス戦略を「Future of Work（働き方の未来：以下、FoW）」として提唱、多彩な不動産コンサルティングサービスを提供するJLLは、新オフィスを「FoWを具現化する場」として位置づけ、以下の「5つの柱」を中心にオフィスを構築している。

1. New Workstyle & Premium Experience
   
   
2. Technology & New Discovery
   
   
3. Connectivity & Networking
   
   
4. Well-being & Creative Recharge
   
   
5. Sustainable Thinking

上記に基づき、例えば1. New Workstyle & Premium Experienceを体現するべく、東京本社のデザインには日本の伝統文化や漆喰など和の素材を取り入れ、「おもてなし」の空間である茶室や縁側から着想を得た空間を設けている。

また4. Well-being & Creative Rechargeでは、従業員のウェルビーイング向上のためウェルネスに関する各種設備を備えた空間（マザールーム、エイドルーム、ヨガ教室など多目的に活用できる部屋など）を設置。

5. Sustainable Thinkingに関しては、東京本社はLEED認証プラチナとWELL認証のプラチナを 、関西支社はLEED認証のゴールド及びWELL認証のプラチナを取得するなど、可視化されたデータを活用しながら長期的な視点でワークプレイスを進化させている。