ABWとは？メリット・デメリット、導入方法、オフィス事例

ABWを導入する5つのメリット

ABWを導入する5つのメリット

実際にABWを導入した場合、主に以下の5つのメリットが考えられる。

1. 作業効率・生産効率の向上
2. 従業員の意欲向上
3. 備品などの費用削減
4. 人材採用時の優位性
5. アイデア創出に寄与

作業効率・生産効率の向上

ABWは勤務場所が固定されないため、従業員が気分転換やリラックスして仕事に向き合うことができる。その結果、オフィスの中だけで仕事をするよりストレスがたまりにくく、作業効率や生産効率の向上に寄与すると考えられている。

従業員の意欲向上

自分の好きな場所、時間に仕事をできるというだけで、プライベートが充実するため自然とメリハリのついた生活を送ることができるようになる。従来の働き方では就業時間が固定化していたが、ABWはワークライフバランスが取るやすく、より一層前向きな気持ちで仕事に取り組むことができる。

コスト削減

オフィス勤務を前提にした従前の働き方ではオフィスにあらゆる機能を集約し、さらに従業員全員分の座席を用意する必要があった。しかし、ABWではフリーアドレス席の導入などにより、オフィス面積を最適化することができ、賃料コストの削減につながる。

人材採用時の優位性

従業員に働き方の裁量が与えられるABWでは、働きやすい企業として人材採用時の企業イメージの向上に寄与する可能性が高く、従業員が企業に対して帰属意識を高め、ひいては業務に対するモチベーション向上への効果も考えらえる。また、働く場所を問わないABWでは、育児や介護で時間的制約の大きい人材や地方に住む人材を採用するにも適している。

アイデア創出に寄与

環境を変えて仕事をすることで新たな刺激を受けることができる。固定席方のオフィスでは隣の席など、会話をする同僚も固定化されがちになるため、オフィス内にも環境が異なる多種多様な執務スペースを設けることで、より多くの同僚と接する機会が生まれ、偶発的なコミュニケーションが事業アイデアやイノベーション創発の機会を増やすことにつながる。

ABWを導入する4つのデメリット

画期的な働き方に感じられるABWだが、デメリットも存在する。導入時の主なデメリットは以下の4点が考えられる。

1. 勤怠管理が難しい
2. 準備とシステム円滑化に時間がかかる
3. 従業員のモチベーションに差が生じる可能性
4. 導入前と変化がない

勤怠管理が難しい

誰が、どこで、いつ働いているのか、ABWにおいて部下の労務管理が最大の課題といえるだろう。従業員全員がオフィスに出勤する従前の働き方は勤怠管理がしやすいが、それぞれが自由な場所・時間で勤務をしているABWでは勤怠状況を把握するのが難しい。

準備とシステム円滑化に時間がかかる

ABWを導入するとなれば、従業員同士の共有事項やルールの徹底、ワークプレイス環境の整備など、様々な準備が必要になる。その結果、円滑に稼働するまで相応の時間がかかると予想される。

従業員のモチベーションに差が生じる可能性

従業員に一定の裁量を与えるABWは業務効率化やアイデア創出といったメリットもある半面、プライベートを重視しすぎる従業員が現れる可能性もある。また、すべての従業員がオフィスに出社する従前の働き方は、業務に行き詰った際、上司や同僚に気軽に相談することができるが、ABWは自由に働ける半面、孤立化する可能性がある。

導入前と変化がない

ABWを導入するだけでは、社内環境や従業員の仕事に対するモチベーションが劇的に変化するとは断言できない。例えば、ABW型のオフィスに変更しても同じ座席を使い続け、最終的に固定席化するケースもありえる。新しい働き方であるABWの活用方法などが従業員に浸透するまでには時間がかかるため、JLLではABWへ移行する前段階から新しい働き方の意義や本質を従業員に浸透させる「チェンジマネジメント」を実施している。

ABWが向いている企業や部署の特徴

ABWはさまざまな企業や職種にメリットがあるワークスタイルだが、その中でも特にABWが向いている企業・業種・部署の特徴をいくつか紹介する。

新しい制度を柔軟に取り入れる社風がある

ABWは日本では比較的新しいワークスタイルのため、取り入れる際には、経営層から各部署のリーダーや管理職・一般社員まで全員が柔軟に対応できるような意識改革が必要である。日頃から、前例にとらわれずチャレンジしてみる文化が根付いている企業ほどABWがスムーズに導入できるだろう。

ITツールを積極的に活用できる

ABWでは多くの従業員がオフィス外で働く機会が増えるため、スムーズに情報を共有し、コミュニケーションを取るためのウェブ会議システムやプロジェクト管理ツール、ファイル共有システム、モバイルデバイスの活用などが不可欠だ。これらのITツールを積極的に促進し、必要な研修やフォロー体制を整備できる企業はABWの導入に成功しやすいといえる。

コミュニケーションが良好である

ABWを導入しても、上司と部下の関係が良好でなければ、指示の伝達や理解不足などによって生産性が低下するおそれがある。直接顔を合わせずテキストやオンラインのコミュニケーションであっても、信頼関係が構築されており、こまめにコミュニケーションが取れる環境が整っていれば、ABW導入による働き方の変化にもスムーズに対応できるだろう。

ABWに適した職務内容の部署である

ABWは外出が多い営業職や、自宅でも効率的に業務が可能なIT関連、企画、マーケティングなどの職種に適している。

また、オフィス内でも複数部署にわたるプロジェクトが多い職種、高い創造性が求められる職種では、ABW型の働き方を導入することで、業務効率化や社員同士の交流促進、部署を超えた連携の向上が期待できるだろう。

ABW導入を成功させるための秘訣

ABWを導入する目的・ゴールを考える

「なぜABWを導入するのか」を明確にし、ゴールや目指すべき姿に合わせて筋道を立てていく必要がある。例えば、従業員同士のコミュニケーション不足を解消したい、従業員の自立心を促したいなど、社内の状況に合わせた目標設定をするところから始めるべきだろう。

従業員全員でABW導入時の課題・デメリットに向き合う

ABWを導入した当初は、あらゆる課題や問題が発生するだろう。それらの問題を経営層が独断で改善するのではなく、従業員1人1人の意見もしっかりと聞き、向き合うことが大切だ。経営層からは見えない問題や改善策が、従業員から豊富に意見される可能性もある。一番大切なのは「経営層、従業員問わず社員一丸となって会社を作り上げていく」という意識だ。

働きやすい環境づくり

社内環境やレイアウトもABWに応じた形に変えていく必要がある。例えば、いつ従業員が執務スペースで作業を行ってもいいようにフリーアドレス形式にする、どの席にもネットワーク環境を整えておくなどが求められる。またハイブッドワークを円滑に進めるためにソーシャルネットワーク、CRMツール、プロジェクト管理ツール等のデジタルツールの導入も欠かせない。その他の社内環境に関しても従業員の意見を聞きながら最善の形を目指すのがいいだろう。

ABWを導入する手順

ABWを導入することが決定した場合、実際の準備や手続きをどのように進めていけば良いのだろうか。以下にステップで紹介する。

ステップ1：ABW導入の目的を定める

ABWは「手段」であり「目的」ではないことを念頭に「なんのためにABWを導入するのか」という目的を明確にしておこう。

社内コミュニケーションの向上や自律的な働き方の促進など目的は異なるものの、現状のオフィスや働き方における課題があり、その解決手段としてABWが有効であれば検討を進めるべきである。

一方ABWありきで検討を進めてしまうと、導入後の効果測定が難しく、従業員もABW型の働き方を実践する動機が乏しいため形式的なものになってしまう危険性がある。

ステップ2：従業員の働き方やオフィスの状況を調査する

オフィスや働き方の状況調査を行う。オンラインアンケートフォームやサーベイツールを活用し、現在のオフィスの使いやすさや働き方について、従業員の感じている課題やニーズを調査ることが大切だ。

ステップ3：レイアウトを検討する

課題やニーズが把握できれば、いよいよABW型の働き方に対応するためにオフィス移転やレイアウト変更を検討する。1人用ブースやカフェスペース、ソファなど、仕事の内容や気分によって様々な場所を選べるオフィスが理想的だ。

ABWを経験したことがない担当者ばかりでは効果的なレイアウトを組むことは難しいかもしれない。また電源や動線の確保・セキュリティなど考慮しなければならない点が多数あるため、失敗しないためには専門家へ相談するのが安心だ。

ステップ4：社内の制度を見直す

従業員の自主性を重んじるABWにおいては、各自の成果が適切に反映されるような評価制度の整備が必要となってくる。また上司から部下の様子が見えにくい状況に合わせ、新たなマネジメントの手段を考えねばならない。その他にも、来客や電話対応などの面でも課題が想定されるため、社内ルールの整備やITツールの導入などの対策を検討しておこう。

ステップ5：ネットワーク環境やセキュリティの整備

現在デスクトップパソコンで業務を行っている場合、自席以外の場所でも仕事ができるようにノートパソコンやスマートフォンなどモバイル端末への切り替え作業を行う。

また、カフェや自宅などオフィス外からパソコン等で社内ネットワークにアクセスする場合のシステム方式を決定し、端末の紛失・盗難等のリスク、ネットワーク接続に伴うセキュリティ対策を進める。

個人情報や経理情報などを扱う業務は社外で行わないなど明文化したルールを作り、研修を実施して全従業員への周知を徹底しよう。

ステップ6：サードプレイスの活用を検討する

オフィスと自宅以外の第三の働く場所、いわゆるサードプレイスの活用もABW導入の重要な要素だ。例えばコワーキングスペースやシェアオフィスを活用したサテライトオフィスが挙げられる。アクセス・作業環境の快適さ・セキュリティ面・費用などを考慮し、自社に最適なワークプレイス戦略を選定しよう。

ステップ7：定期的な見直しを行う

ABW導入後も、社会環境や働き方の変化に合わせて定期的に制度やオフィスのあり方を見直していく必要がある。現場からのフィードバックを収集し、現状に合わなくなったルールの改善や新しい技術の導入を検討することで、オフィスの快適性を持続的に高め、従業員の満足度やモチベーションを向上させることができるだろう。

ABWとこれからのオフィスの在り方

ハイブリッドワークとABW型オフィス

これまでの働き方は基本的にすべての従業員がオフィスに出社し、始業時間から終業時間まで業務に就く働き方が典型的であった。働く場所のみならず、始業時間・休憩時間が固定化されると、従業員には心理的・肉体的負担が掛かり、業務効率が低下する可能性がある。例えば、通勤に焦点を当てるとわかりやすい。郊外から都市部のオフィスへ通うために通勤ラッシュ時のストレスに耐えなければならなかった。また悪天候の影響で電車が遅延していてもオフィスへ向かうために駅で長時間待機しなければならないなどの課題があった。

JLLによる調査レポート「ヒューマンパフォーマンスの解読」によると、調査対象である経営者層の46.8%が、これからの働き方を実現するにあたり、会社として働き方改革に合わせた既存オフィスの見直し（レイアウト・改修など）が必要と答え、43.6%がサテライトオフィス（自社・外部コワーキングスペース）の設置が必要と回答した。

出所: JLL「経営層に聞く「ニューノーマルな働き方に向けた選択とは!?」」

働く時間と場所を自由に設定できるABWは、上記の課題をクリアしたハイブリッドワークなど、これからの時代に適した働き方だ。従業員の仕事に対する負担とストレスを緩和するだけではなく、働く意欲をさらに高めることができるため、企業と従業員双方にメリットをもたらす。

このような働き方を可能にする「ABW型オフィス」には、大きく分けて2つのとらえ方がある。

1つはメイン（本社）オフィス以外の選択肢を内包したABWオフィスだ。これには自宅やコワーキングスペース･シェアオフィスといったサテライトオフィスも含まれる。

もう1つは自社内のオフィスをABWに適したデザインに変更するもので、これも「ABW型オフィス」と呼ぶことができる。

ABW導入の担当者は、上記も念頭にリサーチや検討を進めていくと良い。

サテライトオフィス

本社オフィス以外に設置する第二のオフィスとしての「サテライトオフィス」もぜひ検討したい。従業員の自宅に近い場所に設置されていれば、子育てや介護を行う従業員にとっては働く環境が大幅に改善することになる。実際に従業員の多様なライフスタイルを考慮し、アクセスの良いターミナル駅にサテライトオフィスを設置するなど、分散型ワークプレイス戦略を採用する企業も増えてきている。また都心ではなく地方に設置すれば、地方在住の優秀な人材獲得にもつながるため企業サイドにとってもメリットが多い。

ABW型オフィス

ABW型オフィスは、従業員の多様な生き方を尊重したこれからの働き方を象徴するオフィスといえる。仕事内容によって自由に働く場所や時間を選べるABWの長所を取り入れたABW型オフィスでは、フリーアドレスの導入や、オフィス内に業務に集中できる個人ブースや、リラックスしてアイデアを練るカフェスペースなど個人の多様な需要に応じたスペースを用意することで、従業員の満足度・生産性の向上に寄与する。

ABW型オフィスのデザイン・レイアウト

ここからは、ABW型オフィスのデザインで参考になる事例を紹介していく。

フリーアドレス席

ABW型オフィス導入にあたり、オフィスの全部あるいは一部にフリーアドレス席を導入することになるだろう。個人の固定席を取り除くのであれば、従業員の私物を置くスペースがなくなるなどといった不便を解消するために、パーソナルロッカーを設置する等の工夫が必要になる。
 

コミュニケーションを活性化させるコラボレーションスペース

オープンなコラボレーションスペースを設置することは、従業員同士の活発なコミュニケーションにつながる。チームメンバー同士の交流に限らず、部署間を超えた情報交換やアイデア共有など、イノベーションが生まれるきっかけになり、また他者との交流から得られる刺激は従業員の満足度やモチベーション向上につながる。

個人の集中力を高めるプライバシースペース

コミュニケーションを促すように設計されたオフィスでも、従業員が一人で集中できるスペースを取り入れることも重要である。従業員が一人で考え事をしたり、瞑想を行うことのできるクワイエットルーム等、オープンスペースからの雑音がストレスにならないための工夫も効果的である。
 

ウェブミーティング用ブース

ABW導入オフィスでは、自宅やサテライトオフィス等で働く従業員と、オフィスにいる上司やチームメンバーとの打ち合わせが同時に複数行われることも珍しくない。オンラインの会議ツールを使用できる遮音ブースがあれば周囲の音や機密漏洩を気にせず打ち合わせが行える。
 

1on1スペース

ABWの導入により対面で働く時間が減少した結果、部下が業務上のちょっとした疑問や不安などを上司に相談する機会が得られないと感じる可能性もある。オープンスペースでは話しにくい話題を落ち着いて話せるブースを設置すれば商談や取引先との打ち合わせにも使えて一石二鳥だ。
 

リフレッシュスペース

仕事を離れて一時的にリラックスできるスペースを設置することも、オフィス出社時の生産性を高めるのに役立つ。また異なる部署の従業員が居合わせることでコミュニケーションや雑談が生まれ、思わぬ業務改善のアイデアやイノベーションの創出も期待できる。

こういったスペースに人を集めるためにカフェを併設したり、モニターやサイネージ・資料コーナー等を設置したりするのも効果的だ。
 

オフィス環境を最適化するIoTセンサー

ABW型オフィスのオフィススペースを最適化するためのデジタルツールも有効である。座席に人感センサーを設置し利用状況を計測することで、利用頻度が低いフリーアドレス席を減らし、代わりにミーティングルームを設置するなどの代替策を考えることができる。定期的なモニタリングと測定結果に基づく改善提案を通じて、無駄な執務スペース・賃料コストの削減を実現し、生産性の高いオフィスづくりへと繋げることができる。

ABW型オフィスの成功事例

資生堂グローバル本社オフィス成功事例

資生堂グローバル本社オフィス「GLOBAL VISION CENTER」は「全従業員が常にブランドを体感し、ビューティーイノベーション創発」を実現するべく、ABW型オフィスへのリニューアルに踏み切った。オフィス開業後の従業員アンケート調査では、回答者の96％が改装後のオフィスについて創造性を喚起するオフィス環境になったと回答する等、大きな成功を収めている。

働き方の変容に対する不安感や拒否感を解消するために、全社規模のチェンジマネジメントやワークプレイス変革の意義・理解を得るためのイベント開催を通じて、社員の主体的な関わりのための基礎を築くプロセスにも力を入れた。リニューアルしたABW型オフィスには、自然を感じリフレッシュしながら部門間を超えたコミュニケーションを活性化させるスペース新価値創造フロア「イレブン」や、社員のウェルビーイングを促すためにカフェスペースやリラックスエリアなどのスペースを設けている。

働く人の能力を最大限に引き出すGMOあおぞらネット銀行のオフィス事例

2019年12月「渋谷フクラス」に新オフィスを開設したGMOあおぞらネット銀行は、設計にあたり業務効率化やモチベーション向上・そしてコミュニケーションやコラボレーションを生み出せる環境づくりに主眼を置いた。

執務スペースは一部をのぞきフリーアドレスで構成され、以下のようなユニークで多彩なエリアが設置されている。

• 渋谷の街並みを一望できる半個室型の集中ブース
• クッションソファーやハンモックのあるリフレッシュエリア
• 卓球台にもなるテーブルを設置した多目的エリア
• 個室型からファミレス席まであるミーティングエリア
• ドリンクやお菓子の購入ができるスナックエリア
• オンライン会議用の個室ブース

また16階にはグループ企業が利用できる福利厚生施設として広さ600坪超を誇るシナジーカフェ「GMO Yours・フクラス」を開設。昼寝スペースやフィットネスジム、託児所も完備し、グループ全体の従業員の能力を最大限発揮できる共有スペースの環境づくりを目指したという。

用途に応じて移動できるABW型オフィス事例

用途や趣の異なるさまざまなスペースからなるABW型オフィスを実現した事例もある。リセプション機能と執務機能を各フロアに集約し、社員の業務内容や気分によって働く場所を選択できるようなオフィスデザインになっており、オープンスペースに加え、人工芝を敷き詰めたミーティングスペースや、オンラインミーティングに対応できるシェル型の個人ブースを多数設置するなど、用途に応じて移動できるようになっている。

また社員に限られず、社内外のステークホルダーとの交流が生まれるようなタッチポイントを生み出す機能も備わっている。低めのソファや椅子等を設置することで、風通しの良さを実感できるスペースを作り出し、大人数収容可能な大型ミーティングルームは交流拠点として機能する。

ABWを導入！グッドデザイン賞を受賞したJLLの新オフィス

総合不動産サービスのJLLは2022年11月に東京本社、および12月に関西支社を移転し、新オフィスを開設した。

新しいワークプレイスのコンセプトは、JLLが掲げる企業目標（Purpose）「Shaping the Future of Real Estate for a Better World（不動産の未来を拓き、より良い世界へ）」に基づいた5つの柱で構築されており、ABWもその1つだ。

関西支社では、グローバルに展開するJLLの歴史や知見と国際色を取り入れたハイブリッドなデザインのワークスペースを実現。東京本社では、日本の伝統文化や漆喰など和の素材を取り入れた「おもてなし」の空間である「茶室」、「縁側」から着想を得た空間を設けた。

その結果、2023年には日本で唯一の総合的なデザイン評価制度である「グッドデザイン賞」を受賞。さらに第36回日経ニューオフィス賞においても、東京は「ニューオフィス推進賞」、関西は「近畿ニューオフィス奨励賞」を受賞した。

理想のオフィスを実現するJLLのワークプレイス戦略コンサル

ABW型オフィスの導入によって従業員のモチベーションが上がる一方で、新たな形だからこそ課題や問題が生まれる可能性もあります。そのような場合にすみやかに課題を解決し、ABW本来の効果を発揮させるには、専門家のサポートを受けるのも良い方法です。

JLLでは、豊富な実績とデータ･テクノロジーを活用し、従業員のニーズを生かしたワークプレイス戦略の立案から入居計画の実施・ポートフォリオの最適化・従業員に対するチェンジマネジメントなどを支援します。

JLLの提供するABW導入支援や総合的なソリューションについて、詳しくは以下よりご確認下さい。

JLLのワークプレイス戦略コンサルティング

ABWに関するよくある質問

ABWな働き方とは？

ABWとは、社内外問わず業務内容に最適な場所と時間を自由に選択できる働き方である。オフィスだけでなく自宅やカフェなど様々な場所で従業員が裁量を持って仕事をすることが認められており、勤務時間も選べるのが特徴。

ABWオフィスとはどういう意味？

ABWオフィスとは、従業員が仕事内容に最適な場所や時間を自由に選べるように設計されたオフィスのことである。これには、自宅やコワーキングスペースなどのサテライトオフィスも含まれ、また多様な働き方に対応するデザインを採用した自社オフィスも指す。従業員の多様なライフスタイルを支え、生産性の向上に貢献する。

フリーアドレスとABWの違いは？

フリーアドレスは社内の任意の空席を選ぶ働き方であり、オフィス勤務が前提である。一方、ABWは場所を選ばず働くことができ、社外での勤務も含まれる。またフリーアドレスはオフィス内の柔軟性に注目するのに対し、ABWは働き方全体を見直し従業員の主体性を重視する概念である。

フリーアドレスは事務職に向いているか？

事務職の中でも向き不向きがあり、個人情報や財務上の機密情報を多く扱う人事や経理などの部門は固定アドレスが適しているケースも多い。一方で、ITツールの活用が進んでいる企業では、オンラインで必要な情報にアクセスでき、部署間の連携も取りやすくなるため、事務職にとってもフリーアドレスのメリットが多く、向いているといえる。

ABWのメリットとデメリットは？

ABWのメリットは、勤務場所が固定されないことで作業効率や従業員のモチベーションが上がり、スペースの最適化によるコスト削減や人材採用時の優位性が得られることなどがあげられる。一方、デメリットは、勤怠管理が難しい、準備とシステム円滑化に時間がかかる、従業員のモチベーションに差が生じる可能性などが想定される。