オフィス移転を成功させて、理想の働き方を実現しませんか？

ビジネス環境は絶えず変化しており、それゆえオフィスに求められる役割も変化します。最高の人材を惹きつけ従業員を満足させるワークプレイス戦略に欠かせないのが「オフィス移転」という選択肢です。JLLは、オフィス移転を推進する企業の皆様をあらゆる角度からサポートし、最高の結果を提供します。

企業はオフィス移転を検討する際、従業員の満足度、生産性、帰属意識、企業文化・カルチャーの浸透など、賃料水準や立地とは異なる要因を重視し始めています。

現在、「オフィス」という言葉の定義は多様化しており、入居ビルのなかに整備された施設を含め、 働くだけではなく、1日を快適に過ごせる執務環境が高く評価されています。

従業員の視点に立ってみると、「週に数回は通勤してオフィスで働き、残りは在宅勤務あるいはその他の場所で

テレワークする」という ハイブリッド型のワークスタイルが最も従業員に支持されており、今後の主流になる

との予想がJLLのアンケート調査からも見えてきました。

ここでの従業員のハイブリッドワークの定義は「在宅か出社かを選べる制度」にとどまらず、働く場所や時間等の制約に対してより多くの裁量を持ち、金銭面・技術面ともに会社から十分なサポートを受けながらより能動的で柔軟な働き方を実践することを意味しています。

従業員が満足する立地や快適性、ハイブリッドワークに適合したオフィス面積、人材獲得や雇用の長期維持など、JLLはお客様の多種多様な目的に合致したオフィス移転の成功までのステップを支援いたします。

コロナ禍を経て、本社オフィス出勤と在宅ワークやフレキシブルオフィスの併用、育児や介護との両立など、多様な働き方の可能性が大きく周知されました。少子高齢化による今後の働き手不足も見据え、男女を問わず育休や時短勤務・企業内託児所などが活用できたり、よりフレキシブルに時間と場所を選択して働けるオフィス構築のプランニングが重要になります。
 

具体的にオフィス面積や構成などを決定する前に、自社のオフィスがどのようなコンセプトを持ち外部へ発信するのかを明確にする必要があります。適切なオフィスコンセプトの有無は、クライアントやパートナーなど外部に向けてのブランディング効果に加え、人材採用および確保にも大きく影響します。
 

オフィス移転は、従来の全従業員が固定アドレスのコアオフィスに出勤するという概念を見直す絶好の機会となります。上記のオフィスコンセプトに基づき、都心や郊外のシェアオフィス・内装工事や什器家具が備え付けのセットアップオフィス・他社との協働をふまえたコワーキングスペースなどの活用を含めたさまざまな選択肢から、自社に最適なオフィスタイプを見極めましょう。
 

オフィス移転は、移転作業さえ無事に終われば良いわけではなく、その移転によって当初自社の抱えていた課題が解決したのかどうかが最重要ポイントとなります。従業員の求めるワークプレイス環境を実現し、生産性やロイヤリティ向上につながったのか、コストは削減できたのかといった課題と効果の検証が不可欠であり、そのための従業員へのヒアリングや、オフィス利用率の検証ツール導入といった施策も検討する必要があります。

オフィス移転の実現までの基本的な流れを紹介します。オフィスの規模や移転距離などに合わせてタイムスケジュールとステップを調整して進めましょう。
 

移転の目的を明確化し、移転計画とスケジュールの立案を行います。オフィスのトレンドを見るだけでなく、企業の現状課題とその課題を解決し、企業の持続的成長につながるための戦略を見出すことが重要です。企業の現況・特徴に合った案を確定した後、案に基づいた移転先オフィス選びを開始します。

移転先オフィスを選択する際に確認しておきたいポイントとして以下が挙げられます。

• オフィス市況の把握
• オフィス情報収集
• 移転先候補ビルのビルスペック（耐震・空調・セキュリティ）の確認
• 交通、利便施設、管理、駐車場などの設備の確認
• 移転先候補ビルの契約形態、条件の確認
• 予算・スケジュール策定
   

選定した新オフィスの賃貸借契約を締結し、具体的なオフィスプランニングやレイアウト策定に着手します。同時に旧オフィスの解約手続きや移転に必要な事務作業を開始します。

この時点で、オフィスのレイアウトやデザインが企業コンセプトに合っているかどうかの確認作業が改めて必要になります。社員間のコミュニケーションの活性化を促したいのであれば、コラボレーションスペースや大型のラウンジスペースを設置することで社員同士の接点を増やすことができます。また従業員の柔軟な働き方を支援することに重きを置きたいのであれば、ABW型オフィスを参考にし、フリーアドレス席を導入することも選択肢の一つとして考えられます。

移転後の手続き・旧オフィスの原状回復において確認すべきこととして下記の項目が挙げられます。

• 移転に伴う行政への提出物
• 法務局にて移転登記
• 税務署に移動届・給与支払事務所の移転届出提出
• 社会保険事務所に保険適用事業所所在地変更届の提出
• 労働基準監督署に労働保険関係設立届等の書類提出
• 公共職業安定所へ雇用保険事業主事業所各種変更届提出
• 電話の移転手続き
• 郵便局への届出
• 原状回復工事の完了
• 旧オフィスとの契約終了・引き渡し
• 引き渡し後数ヶ月以内に敷金・補償金返還を受ける

オフィス移転を成功させるためのチェックリストを確認する

単なる賃料や光熱費などのコスト削減にとどまらない、戦略的なオフィス移転プロジェクトを成功させるには、以下の4つのステップを確実に行うことが重要です。

オフィス移転にあたり、新オフィスの選定は成功の可否を握る最重要ポイントです。しかし自社のみでこれらを担う場合、時に物件資料や内見だけでは見えてこない以下のような問題点も浮上してきます。

• 賃料が交渉次第で有利にも不利にもなり明確なガイドラインが公開されていない
• 共有部分を含む「グロス面積」と占有部分のみの「ネット面積」の契約の違いにより賃料が大きく左右される
• 不動産ファンドや一般オーナーの売買によりビルの所有者が変わり、条件やビルの名称が変更になる
• 低稼働率のビルを売買目的で購入した投資家所有のビルでは管理のクオリティが不十分である

こういったトラブルを未然に防ぐためには自社側に高い情報収集力が求められますが、不動産の専門家ではない経営者や担当者が十分な知識と情報網を確保することは容易ではありません。

情報収集を専門家に依頼し、自社の課題の整理や新オフィスのコンセプト策定といったコア業務に集中するのも成功につながる有効な手段といえます。

刻々と変化する社会情勢やビジネス環境の中、現在の賃貸借契約はビジネス上の課題解決や事業計画に見合っていますか？

賃貸借契約中の更新は、既存のオフィスのありかたを見直し、移転を含む包括的なワークプレイス戦略を定義し直して事業成長を加速させる絶好の機会と捉えて下さい。

JLLはオフィス市場における豊富な知見と各種データを提供し、これまでに数々のオフィス移転を成功に導いてきた経験から、柔軟かつ多彩なソリューションでお客様のよりよいオフィス構築を支援します。

オフィスの移転先を探す

クライアント：株式会社NTTデータビジネスシステムズ様

課題：

• 旧本社オフィスが7フロアに分断されていたことで、従業員の一体感を醸成するコミュニケーションを阻害し、何気ない社員同士の会話・交流から生まれるイノベーション創出に向けた働き方や仕事の進め方に対応できていなかった。
• 築30年が経過したビル躯体は利便性や意匠性等が時代にそぐわなくなっていた。

JLLの支援内容：優秀な人材確保、長期雇用、帰属意識の向上、そして社員が誇りと思える魅力的な本社オフィスを構築。新オフィスのコンセプトには「無限に色々な人やモノとつながって付加価値を生み出す、お客様ビジネスの架け橋になる」との意味が込められている。具体的な施策として「コミュニケーション活性化」を念頭に、各フロアに多目的のコラボレーションエリアを設置。

また、同社が得意とするICT設備環境を整備することでオフィスワークと同等でテレワークが可能な執務環境を整備。クラウド受付や会議予約システム、クラウドPBXの活用の他、ドキュメント電子化や自動化、ウェブ会議化によってペーパーレスを推進する。ITインフラを整備することで電力消費量削減、コピー用紙購入量削減等、環境対策も視野に入れている。