オフィスカフェで職場を改善する方法と導入メリット

目次

• オフィスカフェとは？

• オフィスカフェの活用方法

• オフィスカフェの導入メリットと効果

• オフィスカフェの導入費用

• オフィスカフェの導入を成功させるポイント

• オフィスカフェ導入の成功事例

• オフィスカフェの導入支援はJLLへ

オフィスカフェは、従来の休憩スペースと比較し、企業の目的や従業員のニーズに合わせ、次のように柔軟かつ幅広く利用できる点も魅力だ。

ミーティング

オフィスカフェは、堅苦しくないリラックスした雰囲気の中で、自由な発想や活発な意見交換を促すミーティングスペースとしても適している。

通常の会議室とは異なるオープンな空間での打ち合わせは、参加者の心理的なハードルを下げ、より創造的な議論を可能にする。カフェの広さに応じ、少人数でのカジュアルなミーティングから部署全体のブレインストーミングまで、幅広い用途に対応できる。

情報のインプットや学習

静かで集中しやすい環境は、個人の学習や情報収集にも適している。資料を広げてじっくりと読んだり、オンラインセミナーを受講したり、業務に関する知識を深めるための時間として活用できる。カフェのような落ち着いた雰囲気は、集中力を高め、学習効果を向上させる効果も期待できる。

コワーキングスペース

社内カフェは民間のコワーキングスペース同様、部署やチームを超えた交流を促進する場としても活用できる。普段接点のない従業員同士が同じ空間に集まることで、自然な会話や情報交換が生まれ、新たなアイデアやコラボレーションのきっかけになる可能性がある。

気分転換やリフレッシュ

仕事の合間にコーヒーを飲んだり軽食を取ったりしながらリフレッシュできる空間は、従業員の心身の健康維持に不可欠である。短時間の休憩は、集中力を持続させ、生産性向上にもつながる。快適なソファや、景色を楽しめる窓際の席など、気分転換に適した環境を整えることが重要である。

イベント開催

オフィスカフェは懇親会やワークショップ・セミナーなど社内イベントの会場としても利用できる。通常の会議室よりもカジュアルな雰囲気は、参加者の緊張を和らげ、より親睦を深めやすい。

ケータリングサービスを利用したり、プロジェクターや音響設備を設置したりすることで、社外のステークホルダーを招いた本格的なイベントを開催することも可能だ。

オフィスカフェの導入メリットと効果

オフィスカフェの導入は、企業と従業員双方に多くのメリットをもたらし、さまざまな側面から組織全体の活性化に貢献する。

生産性向上

快適でリラックスできる環境は従業員の集中力を高め、業務効率を向上させる。また短時間の休憩や気分転換は集中力の維持に効果的であり、結果として生産性向上につながる。

エンゲージメント向上

従業員が快適に過ごせる空間は、職場への愛着や組織への貢献意欲を高め、働きやすい環境はモチベーション向上や離職率の低下にもつながる。またオフィスカフェで従業員同士の交流が促進されることで、組織の一体感の醸成効果も期待できる。

コミュニケーションの活性化

オフィスカフェでは普段接点のない従業員同士が気軽に交流を持つことができ、社内コミュニケーションの活性化に大きく貢献する。カジュアルな情報の共有により新たなアイデアやコラボレーションが生まれる可能性も高まるだろう。

健康経営の推進

今日、健康経営の推進は企業の社会的責任(CSR)の観点からも重要だ。オフィスカフェは従業員の心身の健康をサポートする場としても機能する。適切な休憩やリフレッシュはストレス軽減やメンタルヘルス対策に有効であり、健康的な食事を提供することで従業員の食生活改善にも貢献できる。

企業イメージやブランディング向上

先進的で魅力的なオフィス環境は企業のブランディングに貢献する。特に採用活動においては求職者に対して「従業員を大切にする企業」、「働きがいのある企業」としての魅力をアピールできる。また、取引先や顧客への上質な接客スペースとして企業イメージの向上にも効果的だ。

多目的スペースとして利用できる

オフィスカフェは、休憩や食事だけでなくミーティング・イベント・研修会・ワークショップといった多様な用途に活用できる。用途に応じて家具のレイアウトを変更したり、設備を追加したりと柔軟性の高い空間はオフィスの有効活用にもつながり、スペース効率の向上にも貢献する。

オフィスカフェの導入ステップ

オフィスカフェの導入を検討している企業が知っておきたい、具体的な導入ステップについて解説する。

現状の分析と評価

オフィスカフェにはさまざまな形態があるが、自社に合った形で導入するには、どのような目的なのか明確にすることが欠かせない。従業員の働き方やコミュニケーションの状況、既存のオフィススペースの利用状況などを調査・分析し、アンケートやヒアリングを実施して従業員のニーズや要望を把握しよう。

この段階で、オフィスカフェを導入することで解決したい課題や、達成したい目標を具体的に設定しておく。

設計とプランニング

上記の分析に基づき、設置場所・規模・必要な設備・予算などを検討し具体的な設計とプランニングを行う。従業員の動線を考慮したレイアウトやリラックスできる空間デザイン、適切な家具の選定も重要だ。またコーヒーメーカーや冷蔵庫などの機器選定、コンセントやWi-Fi環境の整備など、必要な手配も忘れずに行う。

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設計・施工・プロジェクト管理

設計・施工業者を選定しプロジェクトを進める。業者選定の際は、カフェの設計施工実績や提案内容・費用など、必ず複数の業者を比較検討する。工事開始前には社内への連絡と安全確保も忘れずに行う。

運用開始とフィードバックの収集

オフィスカフェの運用開始後は定期的に利用状況をモニタリングし、従業員へのヒアリングやアンケート調査などを通じてフィードバックを収集し、改善点や新たな要望を把握する。レイアウト変更や設備追加、運用ルールの見直しなどを行い、より使いやすく効果的なオフィスカフェへと改善していくことが重要である。

オフィスカフェの導入費用

オフィスカフェの導入費用は、規模や設備・内装のグレードなどによって大きく変動する。

一般的に小規模なものであれば数十万円程度から、本格的なカフェスペースを構築する場合には数百万円以上の費用がかかることもある。費用の内訳としては、

• 設計費
• 内装工事費
• 家具・什器費
• 厨房機器費
• 備品費

などが挙げられる。

費用を抑えるためには既存の家具を再利用したりDIYを取り入れたりするなどの工夫が考えられる。また、コーヒーマシンや給茶機などの機器はレンタルやリースを利用することで初期費用を抑えることも可能だ。

また、初期費用だけでなくランニングコストも考慮したい。コーヒー豆や茶葉、紙コップなどの消耗品費、機器のメンテナンス費用、水道光熱費など、毎月継続的に発生する費用も把握しておく必要がある。

ただし、オフィスカフェの導入は単なるコストではなく、従業員の満足度向上や生産性向上につながる投資という視点も持っておきたい。

オフィスカフェの導入を成功させるポイント

オフィスカフェの効果を最大限に引き出すためには、以下のようなポイントをふまえて計画・設計・運用するとよい。

多彩な目的に対応できるよう設計する

休憩に加えてミーティング・個人作業・イベントなどさまざまな用途で利用できる柔軟な空間設計を行う。可動式の家具を採用したり、レイアウト変更が容易な空間にしたりすることで多様なニーズに対応できる。ゾーニングによって集中スペースとリラックススペースを分けるのも有効である。

防音対策を行う

オフィスの一角に設置するカフェは多くの場合オープンな空間であるため、会話や音が周囲に漏れやすい。周囲の執務スペースへの影響を最小限に抑えるため、吸音パネルや防音壁の設置、BGMの活用などの防音対策を検討するのもいいだろう。

執務室とは異なる内装デザインを取り入れる

リフレッシュ効果を高めるために、執務室とは異なる雰囲気の内装デザインを採用するケースが多い。木目調の素材や観葉植物を取り入れたり、温かみのある照明を採用したりすることで気分を切り替えて過ごせるだろう。色彩心理学を活用し「リラックス」、「集中」など目的に合わせたカラーコーディネートを行うことも効果的だ。

機能的な家具を選定する

利用目的に合わせた機能的な家具を選定することでオフィスカフェの効果はより高まる。たとえば長時間の作業には座り心地の良い椅子や高さ調節が可能なテーブル、リラックスしたい時にはソファやローテーブルが適している。コンセントやUSBポート付きの家具ならさらに利便性が向上する。

人が集まるような工夫をする

オフィスカフェの利用率を高めコミュニケーション向上効果を図るには、自然と人が集まるような工夫が必要である。通常のドリンクのほかに季節限定メニューを提供したり、話題の雑誌や書籍を置いたり、定期的にイベントを開催するのも効果的だ。

省スペースを意識する

オフィスの一角にカフェを設置するには、省スペース設計は欠かせない要素である。多機能な家具や壁面収納を活用することでスペースを有効活用できる。また、コーヒーメーカーや給茶機などはコンパクトなものを選ぶのも有効な手段だ。

セルフサービスでも運用可能にする

低コスト・省スペースを実現しつつ、従業員が気軽に利用するためにセルフサービスを基本とした運用も一考に値する。コーヒーメーカーや給茶機・電子レンジなどを設置し、各自で飲食物を用意できる環境を整える。ゴミ箱の設置や清掃ルールの明確化など衛生管理はしっかりと行いたい。

オフィスカフェ導入の成功事例

GMOあおぞらネット銀行

インターネット銀行事業を展開するGMOあおぞらネット銀行をふくむGMOインターネットグループは2109年に「渋谷フクラス」へ移転を行った際、グループ企業が利用できるシナジーカフェ「GMO Yours（ユアーズ）」を開設。24時間365日利用可能だという。

ドリンクやパン・お菓子・ランチビュッフェ等をすべて無料で提供しているほか、DJブースもありイベントなどにも活用されている。毎週金曜日はBarTimeとしてアルコールの提供も行われ、グループパートナー間の積極的なコミュニケーションの場として活用されてきた。

JLL

2023年に本社オフィスの移転を実施した JLL（ジョーンズ ラング ラサール）の東京本社オフィス・大阪オフィスには、個人の集中作業やチームでのコラボレーション、リフレッシュなど、さまざまな目的に対応できる多様なワークスペースが用意されている。

自然光を最大限に取り入れ、随所にグリーンが配置されたワークカフェは広いバーカウンターを備えたカフェ機能を整備。訪問客とのカジュアルなミーティングを行える他、ゆったりとしたソファで従業員がリフレッシュできる。

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オフィスカフェの導入支援はJLLへ

オフィスカフェは単なる休憩スペースを設置するのではなく、従業員の働き方やエンゲージメント、全社的な生産性向上やブランドイメージにも影響を与える重要な経営戦略の一つといえるだろう。本記事を参考に、従業員のニーズを的確に捉え企業の個性を反映した"働きがい"を高めるオフィスを構築するためにカフェ導入を検討するのはいかがだろうか。

JLLは豊富な実績と専門知識を活かし、最適なオフィス環境の構築を支援する。オフィスカフェの導入を検討している企業は、ぜひJLLへ相談していただきたい。

オフィスカフェのプランニングをJLLに相談する