職場環境改善の鍵となるオフィス戦略とは？

職場環境改善が必要とされている背景

働くことの概念は時代と共にアップデートされており、ここ数年で驚くほど変化したのではないだろうか。多様性の尊重や少子高齢化による人材不足、働き方改革関連法の施行、そして新型コロナウイルスの感染拡大により、「働くこと」の枠を超え、より本質的な生き方 = 働き方が問われる時代へと突入している。だからこそ、働くことと密接に関連している職場環境の改善という名のアップデートを迅速に行うことが喫緊の課題であり、この先の数十年を見据えた企業経営に影響を与えると考えられる。

職場環境の改善による本質的な効果とは？

それでは具体的に職場環境改善によってどのような効果が得られ、ウェルビーイングの実現や長期的な企業経営の貢献へと繋がるのだろうか？大きく分けて従業員のモチベーション向上、業務効率の向上、コスト最適化の3つが挙げられる。1つ目のモチベーション向上は、各企業の課題によって種類が異なるが、近年話題となっているコミュニケーションの創発は、社内メンバーとの人間的な関わり合いによる相乗効果を目的とした職場環境の改善であり、実行している企業も少なくない。2つ目の業務効率の向上は、業務のデジタル化による不要なプロセスを削減し、根本的な作業効率を改善していくことである。3つ目のコスト最適化は、オフィステックのツールを活用することで、ヒトの行動パターンをデータ可視化しコミュニケーションを活性化させるオフィスデザインへの改善、有効活用されていないスペースの最適化など、多くの可能性を含んだ効果が期待できる。職場環境改善を企業の現状課題や目標から逆算すれば、費用対効果は大きく変わってくる。効果を左右するのは戦略・実行次第なのだ。

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職場環境改善とオフィス戦略の関係

職場環境改善の鍵を握るオフィス戦略。短期的な目標ではなくこの先数十年の長期的な企業経営の視点から戦略的なコンセプトを策定し、実際にオフィスを改善することで本質的に効果のある職場環境改善ができる。JLLによる経営層に向けたニューノーマルの働き方に関するアンケート調査では、「with/afterコロナでの働き方を実現するには、会社としてどのようなサポートが必要だと思いますか？」に対する回答の第1位は「働き方改革に合わせた既存オフィスの見直し（レイアウト・改修など）（46.8%）」であり、関心の高さがうかがえる。また、多くの企業経営層が従業員の働き方改革という、企業の目的を達成するためのオフィス見直し＝職場環境改善に関心を寄せていることもアンケート調査結果から読み取れる。

オフィス戦略を体現する職場環境へ改善するプロセス

現状課題の明確化と戦略目標の設定

職場環境を改善するプロセスでは、現状課題を明確にすることが重要なポイントとなる。机上の理論だけでなく従業員の意識調査等によって現場の声を抽出することで、本質的な問題や課題を見つけ、長期的な効果へ繋げることができる。そして企業戦略に基づき、オフィスを通してどのような目標を達成したいか等、企業の特徴を活かした目標設定を行うことが職場環境を改善するプロセスの基盤となる。昨今では”ヒト中心”の目標を掲げ、従業員を事業活動の主軸と考え、ウェルビーイングな環境を求める傾向へとシフトしていることが推測できる。

課題・戦略目標から導く実行・効果測定プロセス

具体的な課題と目標に合わせた実行と効果測定がその次のプロセスとなる。例えば、ニューノーマルな働き方によるコミュニケーション不足が課題である場合、オフィス出社時に偶発的な会話や従業員同士での雑談が起こりやすいようなオフィスレイアウトに改善すること等が考えられる。職場でのコミュニケーションを通した社内の一体感やモチベーション醸成が実現できれば、従業員の生産性は向上し、仕事のパフォーマンスにも寄与する。また、効果測定では従業員のアンケート調査やワークプレイス・テクノロジーを活用し、定性的かつ定量的な視点で費用対効果を測ることが可能だ。

職場環境改善プロセスには、より具体的な課題抽出と目標の設定、そして実行と効果測定から成るオフィス戦略が不可欠であり、成功への鍵を握っているのだ。

働きやすい環境への改善

多様な働き方を尊重する時代へ突入したからこそ、企業側は快適かつ働きやすい環境を提供することが重要となる。ジェンダーバランス改善に繋がる共有オフィスの記事では、コミュニティーづくりが職場環境の繁栄に不可欠であると述べており、オフィス環境での物理的なスペースの改善と共に、ヒトを軸とした視点が今の時代に不可欠であることが垣間見える。

職場環境 = ヒトという言い方が大げさな表現ではない程、改善の鍵を握るのは”ヒト中心”のオフィス戦略であり、ウェルビーイングを実現させるにはこれが欠かせない。目に見える側面ばかりでなくヒトの内面的な要素をプロセスへ取り入れることで、職場環境改善による長期的な効果をもたらすだろう。

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